Syarat dan Ketentuan ini ("S&K") mengatur pendaftaran dan keikutsertaan dalam rangkaian kegiatan Dies Natalis ke-79 Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Gadjah Mada ("Kegiatan") melalui situs ini. Dengan mencentang persetujuan pada formulir pendaftaran, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui S&K ini beserta Kebijakan Privasi.
1. Definisi
- Panitia adalah Panitia Dies Natalis ke-79 FKG UGM selaku penyelenggara Kegiatan.
- Peserta adalah orang yang namanya tercantum pada pesanan dan e-tiket.
- Pemesan adalah orang yang mengisi formulir dan melakukan pembayaran untuk satu atau lebih Peserta.
- Pesanan adalah data pendaftaran yang tercatat dengan nomor pesanan unik.
- Kode Unik adalah tambahan tiga digit angka pada nominal transfer yang berfungsi sebagai penanda pembayaran suatu Pesanan.
2. Pendaftaran
- Pendaftaran hanya dilakukan melalui situs resmi ini. Panitia tidak bertanggung jawab atas pendaftaran atau pembayaran melalui pihak yang tidak ditunjuk secara resmi.
- Pemesan wajib mengisi data dengan benar, lengkap, dan sesuai dokumen identitas. Untuk Simposium, Hands-on Workshop, dan Pengabdian Masyarakat, nama, NIK, alamat email, dan nomor ponsel Peserta wajib sama dengan data akun SATUSEHAT SDMK agar dapat digunakan dalam pelaporan kegiatan.
- Kesalahan pengisian data menjadi tanggung jawab Pemesan. Permohonan perbaikan data dapat diajukan melalui helpdesk dan diproses sesuai ketentuan Panitia.
- Kategori peserta (misalnya Alumni, Civitas Akademika, atau Umum) wajib dipilih sesuai status Peserta yang sebenarnya. Panitia berhak meminta bukti pendukung dan menyesuaikan kategori apabila ditemukan ketidaksesuaian.
- Kuota setiap kegiatan terbatas dan ditetapkan oleh Panitia.
3. Harga dan Pembayaran
- Harga setiap kegiatan dan paket bundling ditetapkan oleh Panitia dan ditampilkan pada halaman pendaftaran. Selama harga belum dirilis, kegiatan ditandai "Segera Diumumkan" dan belum dapat dipesan.
- Pembayaran dilakukan melalui transfer bank ke rekening resmi Panitia yang tercantum pada halaman pembayaran pesanan Anda. Panitia tidak pernah meminta transfer ke rekening lain di luar yang tercantum pada situs ini.
- Nominal transfer wajib sama persis dengan nominal yang tertera, termasuk Kode Unik tiga digit. Selisih nominal dapat menghambat atau menggagalkan verifikasi.
- Pembayaran wajib diselesaikan dan bukti transfer diunggah sebelum batas waktu yang tertera pada halaman pembayaran. Pesanan yang melewati batas waktu tanpa bukti transfer dibatalkan otomatis oleh sistem.
- Biaya transfer antarbank dan biaya lain yang dikenakan bank pengirim menjadi tanggungan Pemesan.
- Pembayaran diverifikasi secara manual oleh Panitia. Apabila bukti tidak valid atau dana belum diterima, Panitia dapat menolak bukti tersebut disertai alasan, dan Pemesan dapat mengunggah ulang bukti yang benar.
4. E-Tiket dan Kehadiran
- E-tiket diterbitkan dan dikirim ke alamat email Pemesan setelah pembayaran terverifikasi, serta dapat diakses melalui menu Cek Pesanan.
- E-tiket berlaku untuk satu Peserta sesuai nama yang tercantum dan tidak dapat dipindahtangankan tanpa persetujuan Panitia.
- Peserta wajib menunjukkan e-tiket (kode QR/barcode) pada saat registrasi ulang di lokasi. Panitia berhak menolak Peserta yang tidak dapat menunjukkan e-tiket yang sah.
5. Pembatalan dan Pengembalian Dana
- Pembayaran yang telah diverifikasi tidak dapat dibatalkan atau dikembalikan atas permintaan Peserta, kecuali ditentukan lain oleh Panitia.
- Apabila Panitia membatalkan suatu kegiatan, ketentuan penggantian atau pengembalian dana diumumkan oleh Panitia melalui kanal resmi.
- Kode Unik merupakan bagian dari nominal pembayaran Pesanan.
6. Perubahan Kegiatan dan Keadaan Kahar
- Panitia berhak mengubah jadwal, tempat, narasumber, atau susunan acara karena alasan teknis maupun keadaan di luar kendali Panitia. Perubahan diumumkan melalui situs ini dan/atau email.
- Panitia dibebaskan dari tanggung jawab atas kegagalan atau keterlambatan pelaksanaan kewajiban yang disebabkan keadaan kahar (force majeure), antara lain bencana alam, wabah, kerusuhan, atau kebijakan pemerintah.
7. Kesehatan dan Keselamatan
- Peserta Family Gathering & Fun Run wajib dalam kondisi sehat, mematuhi arahan petugas, serta menyetujui Pernyataan dan Pelepasan Tanggung Jawab (waiver) pada saat pendaftaran.
- Peserta berusia di bawah 17 (tujuh belas) tahun wajib mendapat izin dan pendampingan orang tua atau wali.
- Peserta Hands-on Workshop dan Pengabdian Masyarakat wajib mematuhi ketentuan keselamatan kerja dan pengendalian infeksi yang ditetapkan Panitia.
8. Dokumentasi dan Publikasi
Panitia dapat mendokumentasikan Kegiatan dalam bentuk foto dan video untuk keperluan dokumentasi dan publikasi. Peserta yang berkeberatan dapat menyampaikannya kepada petugas di lokasi atau melalui helpdesk.
9. Data Pribadi
Pemrosesan data pribadi Peserta tunduk pada Kebijakan Privasi dan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
10. Hukum yang Berlaku
S&K ini tunduk pada hukum Republik Indonesia, termasuk Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya dan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Perselisihan diselesaikan terlebih dahulu secara musyawarah untuk mufakat.
11. Perubahan S&K
Panitia dapat memperbarui S&K ini sewaktu-waktu. Versi yang berlaku adalah versi yang ditampilkan pada halaman ini, sedangkan Pesanan yang telah dibuat mengacu pada versi yang disetujui saat pendaftaran.
12. Kontak
Pertanyaan terkait S&K dapat disampaikan melalui halaman Kontak.